Registerbeskrivning

Registerbeskrivning
Stiftelsen Brita Maria Renlunds minne sr.
EU:s dataskyddsförordning, 2016/679
Registerförare

23.5.2018
Stiftelsen Brita Maria Renlunds minne sr.

0222614-2
Annegatan 12 A 21
00120 Helsingfors
gun.sandberg-wallin@bmr.fi
www.britamariarenlundsminne.fi

Registrets namn
Rimbert

Person som svarar för registret
Stiftelsen Brita Maria Renlunds minne sr.
0222614-2
Annegatan 12 A 21
00120 Helsingfors

Kontaktperson för frågor gällande registret
Katarina Michelsson
kmichelsson@gmail.com
Tfn 050 520 8866

Syfte med registret (berättigat intresse)
Registerföraren förverkligar sin regelmässiga uppgift genom att bevilja bidrag baserat på ansökningar. Behandlingen av data i bidragsverksamhetens register baseras därmed på ett berättigat intresse. Registerförarens och den sökandes rättigheters balans garanteras genom att där i registret inte behandlas några sensitiva uppgifter. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personnummer och kontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt.

Syfte med behandlingen av personuppgifter
Register över bidrags- och stipendieansökande:
- För behandling av ansökningar om bidrag eller stipendier riktade till Stiftelsen Brita Maria Renlunds minne sr

Register över bidragsmottagare samt stipendiater:
- För utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag och stipendier samt för anmälningar om bidrag och stipendier till myndigheter.

Register över ansökarrespons som lämnats i samband med ansökningsprocessen:
- För att utveckla ansökningssystemets användarvänlighet och funktionaliteter
- Registret har ingen inverkan på behandlingen av den sökandes ansökningar

Registrets informationsinnehåll
I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.

Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan:
- uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, FO-nummer)

Om den sökande beviljas ett bidrag sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:
- kontonummer
- information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner
- information om när beslut fattats
- information om eventuella ändringar gällande bidraget eller återtagande av bidrag
- information om TUPAS identifiering i samband med rekvisition
- bidragsmottagarens redovisning av bidraget

Hur länge bevaras uppgifterna
Vi sparar den sökandes ansökningar och uppgifter tills vidare. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i Stiftelsen Brita Maria Renlunds minne sr. stödverksamhet och det ger oss också en möjlighet att utvärdera effekten av, samt utveckla, vår bidragsverksamhet.

Det elektroniska materialet överförs till passiv förvaring efter 20 års tid, vilket innebär att endast ett fåtal personer i personalen har tillgång till de äldre uppgifterna. Stiftelsen Brita Maria Renlunds minne sr.  utvärderar och justerar regelbundet förvaringstiden för ansökningsmaterialet.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter
- Ansökningarna behandlas av Stiftelsen Brita Maria Renlunds minnes sr.s personal och styrelse samt Katarina Michelsson från DEXINVEST Oy.
- Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av tystnadsplikt
- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter.
- Uppgifter kan i enlighet med Personuppgiftslagen (523/1999) 24§ lämnas ut åt främst:
o Skatteförvaltningen
- Uppgifter tillhörande beviljade ansökningar kan lämnas ut i (avslag publiceras inte):
o Publikationer
o Webbsida (www.bmr.fi)
o Sociala medier
- Uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser. Uppgifter utlämnas endast i den mån som de är relevanta.

Personuppgiftsbiträden

Brita Maria Renlunds stiftelse använder sig av Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland (FO-nummer: 2379356-8, adress: Simonsgatan 8 A, 00101 Helsingfors) som personuppgiftebiträde i kapacitet av leverantör av, och tekniskt stöd för, Rimbert ansökningssystemet och det därtill hörande registret.

Vi använder oss också av följande underleverantörer:
• Amazon Web Services, e-post skickas via denna tjänst till registrerade användare

• Signicat, för identifiering av person som anhåller om utbetalning av bidrag

• Nebula Oy, all information sparas på servrar som tillhandahålls av dem

Flyttning av data till länder utanför EU eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Principerna för offentliggörandet av beslut och av personuppgifter
Registerföraren publicerar följande uppgifter om alla bidragsmottagare:
- namn
- ändamålet som angetts i ansökan
- verksamhetsområde

Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en önskan att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål.

Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

Principer för skydd av registret
- I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.
- Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående.
- De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansökningar är skyddad genom SSL-kryptering.
- Nebula Oy svarar för tjänsten och registret förvaras i en Nebula Cloud 9-molntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder som PCI-DSS. Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt namngivna personer.

Automatisk bearbetning
- Brita Maria Renlunds stiftelse utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser. Det är alltid en eller flera personer som gör det slutgiltiga beslutet.

Rätt till insyn
- Var och en har rätt att kontrollera om de finns i Brita Maria Renlunds stiftelse sr. register
- Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret
- Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter.
- Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet
- Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.
- Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits
- Begäran ska adresseras till:

Stiftelsen Brita Maria Renlunds minne sr

Vd Gun Sandberg-Wallin

Annegatan 12 A 21

00120 Helsingfors


Rätt att kräva rättelse av en uppgift
- en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad
- specificerad begäran ska adresseras till: kmichelsson@gmail.com

Rätt att begära radering

Man har rätt att begära att personuppgifter raderas om:
- Man motsätter sig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna
- Behandlingen av uppgifter är lagstridigt

Till följd av lagstiftning är Stiftelsen Brita Maria Renlunds minne sr. i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.

Rätt att lämna in ett klagomål
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.